Oletko aloittanut elämäsi aikana työssä, jossa ei ole ollut juuri lainkaan perehdytystä?
Entäpä sellaisessa tehtävässä, jossa on ollut suunnitelmallinen perehdytysprosessi?
Mikäli vastasit molempiin kysymyksiin kyllä, ymmärrät varmasti jo nyt, miten suuri merkitys perehdytyksellä on organisaatioon integroitumiseen, tehtävien haltuun ottamiseen, yhteisöllisyyden kehittymiseen eli työntekijäkokemukseen kokonaisvaltaisesti. Mutta miten osaamisen johtaminen linkitetään tähän paljon hypetettyyn perehdyttämiseen? Siihen syvennymme hetken päästä. Ensin muutama sana perehdytyksestä prosessina.
Perehdytys alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää
Syyskuussa pitämässämme webinaarissa oli ilahduttavaa huomata, että vain muutama osallistuja ilmoitti, ettei heidän organisaatiossaan ole oppimisympäristöä. Suurin osa osallistujista puolestaan kertoi omaavansa oppimisympäristön, jossa myös perehdytystä tehdään. Oppimisympäristö itsessään ei vielä tuo onnea ja auvuutta, vaan sen monipuolinen käyttö. Oppimisympäristö onkin mainio paikka perehdytyksen kotipesälle, sillä se mahdollistaa jo ennen ensimmäistä työpäivää tehtävän esiperehdytyksen.
Esiperehdytys ei missään nimessä ole turha tai tarpeeton siksi, että uusi tulokas ei ole vielä aloittanut organisaatiossa tai saa esiperehdytysajalta palkkaa. Päinvastoin, ennen ensimmäistä työpäivää uusi tulokas haluaa oppia ja ymmärtää uudesta työnantajasta mahdollisimman paljon. Esiperehdytyksen tavoitteena on tuoda uusi työpaikka tutuksi aloittavalle tulokkaalle ja helpottaa ensimmäisten päivien tietotulvan vastaanottamista.
Oppimisympäristöön voidaan rakentaa esiperehdytysosio, joka sisältää esimerkiksi videotervehdyksen esihenkilöltä ja tiimiläisiltä (tämä voi hyvin olla omalla puhelimellakin nauhoitettu ”kotikutoinen” video), perusasiat ensimmäistä työpäivää varten, turvallisuusperehdytyksen ja code of conduct -koulutuksen. Esiperehdytyksen hyvä tavoite on osallistaa uusi tulokas rakentamaan yhteistä organisaatiokulttuuria ensimmäisestä työpäivästä alkaen.
Perehdytys luo suuntaa tekemiselle
Uuden tulokkaan sitoutuminen organisaatioon tulisi olla ensimmäisten päivien tärkein tavoite. Untuvikon saapuessa taloon, tiimin ryhmädynamiikka muuttuu aina. Olennaista sitoutumisen kannata on, miten vanhat työntekijät ottavat uuden tulokkaan vastaan. Miten uusi tulokas toivotetaan tervetulleeksi ja otetaan osaksi tiimiä? Miten organisaatiokulttuuri tukee ryhmädynamiikan muuttumista? Saako uusi tulokas mentorin?
Uuden tulokkaan liiketoimintaan sidottujen tavoitteiden läpikäyminen heti ensimmäisten päivien aikana ohjaa oikeaan suuntaan ja määrittää toimintaa. Oli kyseessä kovan luokan ammattilainen tai koulun penkiltä tullut juniori, jokainen tarvitsee ymmärryksen, mitä häneltä odotetaan nykyisessä tehtävässä. Mikä on hänen roolinsa kokonaisuudessa ja miten hän voi parhaalla mahdollisella tavalla tukea organisaatiota ylätason tavoitteisiin pääsemisessä. Mikäli tavoitteet puuttuvat, toiminta saattaa lähteä rönsyilemään, aiheuttaa epäselvyyttä, mikä todennäköisesti näkyy turhautumisena. Epätietoisuus lisää organisaatiokulttuurissa negatiivisuutta ja leviää helposti vaikuttaen myös muihin työntekijöihin.
Osaamismalli ja osaamisen johtamisen prosessi huomioidaan perehdytyksessä ensi metreiltä lähtien, jolloin uudelle tulokkaalle on selvää, miten hän tulee kehittämään osaamistaan liiketoiminnan tavoitteet huomioiden.
Perehdytys ei lopu kuin seinään arjen koittaessa
Ensimmäiset päivät ovat aktiivista perehdytysaikaa, jolloin kollegat tukevat ja neuvovat organisaatioon ja tehtäviin liittyvissä asioissa. Olemme hyvin erilaisia ihmisiä, toiset aloittavat työsuhteensa hyvin aktiivisesti tutustumalla, verkostoitumalla ja ottamalla selvää organisaatiosta ja tehtävistä. Toiset puolestaan odottavat, että organisaatio tulee heidän luokseen ja toivovat saavansa enemmän tukea arjen tehtävissä.
Aktiivisen perehdytysajan jälkeen on olennaista varmistaa, että uusi tulokas ei tipu hellästä huomasta kuin tyhjän päälle. Tällöin perehdytyksen alussa läpikäydyt tavoitteet, liiketoiminnan tavoitteisiin sidotun osaamismallin ymmärtäminen ja tukihenkilöt varmistavat osaamisen johtamisen prosessin etenemisen sujuvuuden.
Tavoitteet ohjaavat esihenkilön perehdytykseen sitoutumista
Mitä sitten, kun HR on rakentanut hienon perehdytyskokonaisuuden, mutta esihenkilöt eivät sitoudu sen noudattamiseen?
Niin perehdytys kuin osaamisen strateginen johtaminenkin jää helposti HR-tasolle, mikäli esihenkilöitä ei ole sitoutettu prosessiin riittävän hyvin. Esihenkilöillä ei ole välttämättä riittävää osaamista tai osaamisen johtaminen ei ole heidän intohimonsa. Tällöin osaamisen johtamiseen sitoutuminen jää laihaksi tai jopa olemattomaksi.
Hyvä keino esihenkilöiden sitouttamiseen on numeeristen tavoitteiden rakentaminen osaamisen johtamiselle. Kun selkeät ja motivoivat tavoitteet ohjaavat toimintaa, perehdyttämiseen otetaan aikaa ja sitoudutaan. Numeeriset tavoitteet ovat konkreettiset ja helpommin ymmärrettävät kuin laadulliset tavoitteet ja ne voidaan skaalata jokaiselle esihenkilölle. Ossi Auran tutkimusten mukaan numeraalisen tavoitteen päättäneistä esihenkilöistä 94% johtaa osaamista hyvin aktiivisesti, kun ”ei tavoitetta” omaavista esihenkilöistä aktiivista osaamisen johtamista tekee vain 5%.
Mitä opimme?
Osaamismallin avulla perehdytys sidotaan osaksi strategista osaamisen johtamista, johon on sidottu sekä liiketoiminnan numeeriset tavoitteet, esihenkilön tavoitteet sekä jokaisen yksilön henkilökohtaiset tavoitteet. Mikäli osaamismalli tai tavoitteet puuttuvat, perehdytys ja osaamisen johtaminen jää helposti laihaksi.
Perehdytys ei ole ainoastaan HR:n tehtävä, vaan esihenkilön ja koko organisaation sitouttaminen siihen, varmistaa uuden tulokkaan onnistuneen vastaanoton ja työntekijäkokemuksen. Perehdytyksessä on hyvä käydä läpi myös uuden tulokkaan vastuu omasta roolistaan perehdytyksen aikana. Koska emme vielä osaa lukea ajatuksia, uuden tulokkaan avoimuus ja kommunikaatio asioista, jotka ovat selkeitä ja asioista, jotka vaativat vielä läpikäyntiä täytyy pitää mielessä aina alkuperehdytyksestä alkaen läpi työsuhteen eri vaiheiden. Uusiin tehtäviin perehtymistähän tapahtuu myös työuran muissa vaiheissa.
Vastaten siis alun kysymykseen: pilaako huono perehdytys hyvän rekrytoinnin? Kyllä näin voi käydä. Työntekijät ovat koko ajan tietoisempia perehdytyksen ja osaamisen johtamisen merkityksestä ja mikäli organisaationne ei pysty vastaamaan uuden tulokkaan odotuksiin, lopputuloksena on jotain muuta kuin positiivinen työntekijäkokemus.
Ota yhteyttä
Mikäli kaipaat apua osaamisen johtamisen selkeyttämisessä, perehdyttämisen linkittämisessä osaksi osaamismallia tai tavoitteiden laatimisessa. Ota yhteyttä!
Pääset varaamaan sparrailutapaamisen tästä (linkki aukeaa uuteen välilehteen osoitteeseen www.calendly.com).
Comments